ГК Техлойл

  • Ваша деятельность связана с согласованием большого количества внутренних документов?
  • Сложности с расчетами?
  • Мы можем решить ваши задачи!
Бизнес-кейс
Автоматизация процесса согласования документов на предприятии на базе программного продукта BAS Документообіг КОРП

19.09.2018

В нашу компанию обратился клиент, у которого деятельность связана с согласованием большого количества внутренних документов.

Схема отгрузки товара контрагента выглядит следующим образом. Контрагент отправляет заявку в электронном виде на предприятие нашего клиента. Данную заявку получает менеджер, отвечающий за работу с конкретным контрагентом. Для утверждения окончательной стоимости товара менеджеру необходимо согласовать условия, указанные в заявке со связанными подразделениями и заказать доставку товара заказчику. После отгрузки товара менеджеру необходимо получить от клиента первичные документы и передать их в бухгалтерию предприятия.

Поскольку на окончательную стоимость товара влияет большое количество факторов, а именно объем, цена закупки, способ оплаты, логистические затраты, цена в договоре, срок предоставления и т.п. нашими специалистами была разработана электронная заявка с среде BAS Документообіг КОРП. Встроенные возможности программы позволяют передавать задачи для исполнения от пользователя к пользователю по заранее настроенным шаблонам маршрута.

Фактически наша команда выстроили карту маршрута согласования с интегрированными в нее условиями, проверками и контролем сроков по каждой отдельной задаче. Процесс предусматривает то, что маршрут движения заявки меняется в зависимости от предварительно заполненных данных и условий в самой заявке. Так же мы предусмотрели ряд ограничений в работе менеджера, которые не дают ему возможности осуществлять отгрузку по следующей заявке одного контрагента до подтверждения бухгалтерией факта получения оригинала первичных документов.

Использованные продукты
  • images/products/boxes/bas/ks.png
Разделитель
  • Исключена потеря документов процессе согласования т.к. они существуют в электронном виде в среде 1С:Підприємство Документооборота;
  • Соблюдаются сроки исполнения задач, которые «вшиты» в процесс согласования;
  • Возврат первичной документации возрос до 99% и срок сократился до регламентированного в 1С:Підприємство Документооборот;
  • Предоставлена возможность каждому пользователю видеть на каком этапе согласования и у какого пользователя находится его документ;
  • Руководители, отвечающие за согласования получают всю необходимую информацию и в удобной форме;
  • Возросла скорость согласования заявок с нескольких дней до минут;
  • Контролирующие службы предприятия получили возможность осуществлять свои обязанности «он-лайн», получили доступ к информации и документам не отвлекая исполнителей по документам. Получили мощные инструменты в виде отчетов и записей по каждому действию в программе для мониторинга исполнительской дисциплины;
  • На предприятии в целом выросла исполнительская дисциплина у всех сотрудников;
  • Управленческие решения стали более правильные и быстрые;
Использованные продукты:
BAS Документообіг КОРП;
Отрасль:
Топливная промышленность
Функциональная область:
Торговля
Количество рабочих мест:
150 мест
Подписаться на рассылку

Раньше других узнавайте о специальных предложениях, рекомендуемых тарифах и новинках