ГК Техойл

В нашу компанию обратился клиент, у которого деятельность связана с согласованием большого количества внутренних документов.

Схема отгрузки товара контрагента выглядит следующим образом. Контрагент отправляет заявку в электронном виде на предприятие нашего клиента. Данную заявку получает менеджер, отвечающий за работу с конкретным контрагентом. Для утверждения окончательной стоимости товара менеджеру необходимо согласовать условия, указанные в заявке со связанными подразделениями и заказать доставку товара заказчику. После отгрузки товара менеджеру необходимо получить от клиента первичные документы и передать их в бухгалтерию предприятия.

Поскольку на окончательную стоимость товара влияет большое количество факторов, а именно объем, цена закупки, способ оплаты, логистические затраты, цена в договоре, срок предоставления и т.п. нашими специалистами была разработана электронная заявка с среде BAS Документообіг КОРП. Встроенные возможности программы позволяют передавать задачи для исполнения от пользователя к пользователю по заранее настроенным шаблонам маршрута.

Фактически наша команда выстроили карту маршрута согласования с интегрированными в нее условиями, проверками и контролем сроков по каждой отдельной задаче. Процесс предусматривает то, что маршрут движения заявки меняется в зависимости от предварительно заполненных данных и условий в самой заявке. Так же мы предусмотрели ряд ограничений в работе менеджера, которые не дают ему возможности осуществлять отгрузку по следующей заявке одного контрагента до подтверждения бухгалтерией факта получения оригинала первичных документов.