Техойл

  • Ваша деятельность связана с согласованием большого количества внутренних документов?
  • Сложности с контролем процессов?
  • Мы можем решить ваши задачи!
Бизнес-кейс
Автоматизация процесса согласования документов на предприятии на базе программного продукта 1С:Документооборот
- 1С:Документооборот КОРП;

Автоматизация процесса согласования задач и контроля документооборота

Автоматизация процесса согласования документов на предприятии на базе программного продукта 1С:Документооборот

В нашу компанию обратился клиент, у которого деятельность связана с согласованием большого количества внутренних документов.

Схема отгрузки товара контрагента выглядит следующим образом

  • Контрагент отправляет заявку в электронном виде на предприятие нашего клиента.
  • Данную заявку получает менеджер, отвечающий за работу с конкретным контрагентом.
  • Для утверждения окончательной стоимости товара менеджеру необходимо согласовать условия, указанные в заявке со связанными подразделениями и заказать доставку товара заказчику.
  • После отгрузки товара менеджеру необходимо получить от клиента первичные документы и передать их в бухгалтерию предприятия.

Поскольку на окончательную стоимость товара влияет большое количество факторов

  • Объем
  • Цена закупки
  • Способ оплаты
  • Логистические затраты
  • Цена в договоре
  • С предоставления и т.п.

Нашими специалистами была разработана электронная заявка с среде 1С:Документооборот.

Встроенные возможности программы позволяют передавать задачи для исполнения от пользователя к пользователю по заранее настроенным шаблонам маршрута.

Фактически наша команда выстроили карту маршрута согласования с интегрированными в нее условиями, проверками и контролем сроков по каждой отдельной задаче. Процесс предусматривает то, что маршрут движения заявки меняется в зависимости от предварительно заполненных данных и условий в самой заявке. Так же мы предусмотрели ряд ограничений в работе менеджера, которые не дают ему возможности осуществлять отгрузку по следующей заявке одного контрагента до подтверждения бухгалтерией факта получения оригинала первичных документов.

Как результат клиент получил следующие улучшения

  • Исключена потеря документов процессе согласования т.к. они существуют в электронном виде в среде 1С:Документооборота;
  • Соблюдаются сроки исполнения задач, которые «вшиты» в процесс согласования;
  • Возврат первичной документации возрос до 99% и срок сократился до регламентированного в 1С:Документооборот;
  • Предоставлена возможность каждому пользователю видеть на каком этапе согласования и у какого пользователя находится его документ;
  • Руководители, отвечающие за согласования получают всю необходимую информацию и в удобной форме;
  • Возросла скорость согласования заявок с нескольких дней до минут;
  • Контролирующие службы предприятия получили возможность осуществлять свои обязанности «он-лайн», получили доступ к информации и документам не отвлекая исполнителей по документам. Получили мощные инструменты в виде отчетов и записей по каждому действию в программе для мониторинга исполнительской дисциплины;
  • На предприятии в целом выросла исполнительская дисциплина у всех сотрудников;
  • Управленческие решения стали более правильные и быстрые;

Дополнительная информация о выполненных работах и результатах внедрения:

В результате внедрения удалось достичь, контроля возврата первичных документов, возможность анализировать состояние процессов по каждой заявке, согласование отгрузочной цены покупателю, общий контроль над работой всех отделов компании.

задействованные продукты
  • images/products/boxes/bas/ks.png
Разделитель
  • Контроль согласования цен на закупку нефтепродуктов;
  • Контроль согласования цен на продажу нефтепродуктов;
  • Контроль за первичной документацией по сделкам компании;
  • Автоматизация процесса согласования поставок нефтепродутков клиентам компании ;
  • Интеграция с другими продуктами которые использует заказчик;
Использованные продукты
BAS Документообіг КОРП;
Отрасль:
Нефтебизнес
Функциональная область:
Торговля нефтепродуктами
Рабочих мест:
200
Подписаться на рассылку

Раньше других узнавайте о специальных предложениях, рекомендуемых тарифах и новинках